Hvad er et ERP-system?

Hvad er ERP?

Her kan du læse mere ERP-systemer og hvilken funktion de har i virksomheder.

Definition af Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) refererer til en type software, som organisationer bruger til at administrere daglige forretningsaktiviteter såsom regnskab, indkøb, projektstyring, risikostyring og overholdelse samt forsyningskædeoperationer. En komplet ERP-suite inkluderer også performance løsninger, der hjælper med at planlægge, budgettere, forudsige og rapportere om en organisations økonomiske resultater.

ERP-systemer binder forretningsprocesser sammen og muliggør selve dataflowet mellem dem. Ved at indsamle en organisations fælles transaktionsdata fra flere kilder eliminerer ERP-systemer dataduplikation og giver dataintegritet med Single Source Of Truth (Alt samlet på ét sted)

Hvad er et ERP-system?

ERP-systemer er komplette, integrerede platforme, enten on-premise (installeret lokalt) eller i skyen, der administrerer alle aspekter af en produktionsbaseret- eller distributionsvirksomhed. Derudover understøtter ERP-systemer alle aspekter af økonomistyring, H, forsyningskædestyring og produktion centraliseret omkring regnskabsfunktionen.

Forskel mellem ERP og økonomisystemer

Selvom udtrykket "økonomisystemer" ofte bruges til at beskrive ERP-software, er økonomisystemer og ERP ikke det samme. Økonomisystemer refererer til en undergruppe af moduler inden for ERP.

Økonomisystemer omfatter forretningsfunktioner, der vedrører virksomhedens finansafdeling, herunder moduler til finansiel regnskab, underregnskab, regnskabshub, kreditorer og debitorer, indtægtsstyring, fakturering, tilskud, omkostningsstyring, projektstyring, aktivstyring, joint venture-regnskab og opkrævninger.

Økonomisystemer anvender rapporterings- og analysefunktioner for at opfylde rapporteringskravene fra regulerende organer som fx International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS). I Danmark skal de også overholde kravene fra årsregnskabsloven og Skatteministeriet, samt eventuelle specifikke branchereguleringer.

For offentlige organisationer skal økonomisystemer være i stand til at producere periodiske regnskaber til regulerende myndigheder såsom Erhvervsstyrelsen i Danmark (med rapporter som kvartalsvise og årlige regnskaber), European Securities and Markets Authority (ESMA) og andre. Til denne type økonomiske rapporter anvendes et narrativt rapporteringsværktøj. Personen, der er ansvarlig for økonomisystemer, er økonomichefen

Mens økonomisystemer håndterer ét område af virksomheden, omfatter ERP en bred vifte af forretningsprocesser - herunder økonomisystemer. ERP-software kan omfatte funktioner til indkøb, forsyningskædestyring, lagerstyring, produktion, vedligeholdelse, ordrestyring, projektstyring, logistik, produktlivscyklusstyring, risikostyring, Enterprise Performance Management (EPM) og H/R.

ERP integrerer også med frontoffice-applikationer for at opbygge helhedsbilleder af kunder, herunder løsninger til kundeinteraktion (CRM). Derudover er cloud-baserede ERP-applikationer ofte indlejret med næste generations teknologier, såsom tingenes internet (IoT), blockchain, AI, machine learning og digitale assistenter. Disse avancerede teknologier leverer data og kapaciteter, der ikke kun forbedrer mange traditionelle ERP-funktioner, men også skaber nye muligheder for øget effektivitet, nye tjenester og dybere indsigt på tværs af en virksomhed. Da ERP-systemer er omfattende på tværs af en virksomhed, involverer deres ledelse ofte et partnerskab med økonomichefen samt CIO'en, COO'en og andre nøgleledere.

Grundlæggende i ERP

ERP-systemer er designet omkring en enkelt, defineret datastruktur (schema), der typisk har en fælles database. Dette hjælper med at sikre, at informationen, der bruges på tværs af virksomheden, er normaliseret og baseret på fælles definitioner og brugeroplevelser. Disse kernekonstruktioner er derefter forbundet med forretningsprocesser drevet af workflows på tværs af forretningsafdelinger (f.eks. økonomi, human resources, ingeniørvirksomhed, marketing og drift), der forbinder systemer og de mennesker, der bruger dem. Med andre ord er ERP køretøjet til integration af mennesker, processer og teknologier på tværs af en moderne virksomhed.

For eksempel: Forestil dig et firma, der bygger biler ved at indkøbe dele og komponenter fra flere leverandører. Det kunne bruge et ERP-system til at spore anmodningen og købet af disse varer og sikre, at hver komponent på tværs af hele indkøb-til-betaling-processen bruger ensartede og rene data forbundet til virksomhedsworkflows, forretningsprocesser, rapportering og analyse.

Når ERP er korrekt implementeret i dette bilfremstillingsfirma, identificeres en komponent, f.eks. "forbremseklodser", ensartet med en delnavn, størrelse, materiale, kilde, batchnummer, leverandørartikelnummer, serienummer, omkostning og specifikation, sammen med en overflod af andre beskrivende og datadrevne emner.

Da data er livsnerven i enhver moderne virksomhed, gør ERP det lettere at indsamle, organisere, analysere og distribuere disse oplysninger til enhver person og ethvert system, der har brug for det for at opfylde deres rolle og ansvar bedst muligt.

ERP sikrer også, at disse datafelter og attributter ruller op til den korrekte konto i virksomhedens hovedbog, så alle omkostninger spores og repræsenteres korrekt. Hvis forbremseklodserne blev kaldt "forbremser" i et software-system (eller måske en række regneark), "bremseklodser" i et andet og "forbremseklodser" i et tredje, ville det være svært for bilfabrikanten at finde ud af, hvor meget der årligt bruges på forbremseklodser, og om det skulle skifte leverandører eller forhandle om bedre priser.

Et centralt princip i ERP er den centrale indsamling af data til bred distribution. I stedet for flere selvstændige databaser med et uendeligt antal adskilte regneark bringer ERP-systemer orden i kaos, så alle brugere - fra administrerende direktør til en regnskabsmedarbejder - kan oprette, gemme og bruge de samme data, der er udledt gennem fælles processer. Med et sikkert og centraliseret datalager kan alle i organisationen være sikre på, at data er korrekte, ajourførte og komplette. Dataintegriteten sikres for hver eneste opgave, der udføres i hele organisationen, lige fra en kvartalsvis finansiel rapport til en enkelt udestående fordringsrapport, uden at skulle stole på fejlbehæftede regneark.

ERP's betydning for nutidens forretningsverden er uomgængelig.

ERP har haft en enorm indflydelse på nutidens forretningsverden, og dens betydning kan ikke overses. Når virksomhedens data og processer samles i ERP-systemer, kan virksomhederne justere separate afdelinger og forbedre arbejdsgangene, hvilket resulterer i betydelige besparelser på bundlinjen.

Eksempler på konkrete forretningsfordele inkluderer:

- Forbedret forretningsindsigt fra realtidsinformation genereret af rapporter

- Lavere driftsomkostninger gennem strømlinede forretningsprocesser og bedste praksis

- Forbedret samarbejde fra brugere, der deler data i kontrakter, anmodninger og indkøbsordrer

- Forøget effektivitet gennem en fælles brugeroplevelse på tværs af mange forretningsfunktioner og veldefinerede forretningsprocesser

- Konsistent infrastruktur fra bagkontoret til frontkontoret, hvor alle forretningsaktiviteter har det samme udseende og fornemmelse

- Højere brugeradoption fra en fælles brugeroplevelse og design

- Reduceret risiko gennem forbedret dataintegritet og finansielle kontroller

- Lavere ledelses- og driftsomkostninger gennem ensartede og integrerede systemer

En kort historie om ERP

Fra papirkort til mobile enheder

Historien om ERP går mere end 100 år tilbage. I 1913 udviklede ingeniør Ford Whitman Harris det, der blev kendt som økonomisk ordrekvantitet (EOQ)-modellen, et papirbaseret produktionsplanlægningssystem. I årtier var EOQ-standard for fremstilling. Værktøjsproducenten Black and Decker ændrede tanken i 1964, da det blev det første selskab til at vedtage en materialebehovsplanlægning (MRP) løsning, der kombinerede EOQ-koncepter med en mainframe-computer.

MRP forblev standarden inden for fremstilling, indtil fremstillingsressourceplanlægning (kaldet MRP II) blev udviklet i 1983. MRP II havde "moduler" som en nøglekomponent i softwarearkitekturen og integrerede kernefremstillingskomponenter, herunder indkøb, styklister, planlægning og kontraktstyring. For første gang blev forskellige fremstillingsopgaver integreret i et fælles system. MRP II gav også et overbevisende billede af, hvordan organisationer kunne udnytte software til at dele og integrere virksomhedsdata og øge driftseffektiviteten med bedre produktionsplanlægning, reduceret lager og mindre spild (affald). Mens computer teknologi udviklede sig gennem 1970'erne og 1980'erne, blev koncepter lignende MRP II udviklet til at håndtere forretningsaktiviteter ud over fremstilling, herunder finansiering, kundepleje og menneskelige ressourcer data. I 1990 havde teknologianalytikere et navn til denne nye kategori af forretningsstyringssoftware - enterprise resource planning.

ERP-udrulningsmodeller: Fra lokale til skyen

ERP's fortid: 1990'erne til det nye årtusinde

Fra 1990'erne til begyndelsen af det 21. århundrede voksede ERP-udbredelsen hurtigt. Samtidig begyndte omkostningerne ved implementering af et ERP-system at stige. Den hardware, der kræves for at køre softwaren, var typisk på virksomhedens lokaler, med store maskiner i et serverrum. Både hardwaren og softwarelicenserne krævede kapitalinvesteringer og afskrevet over 5 til 10 år. Derudover ønskede organisationer næsten altid at tilpasse deres ERP-systemer for at passe til deres specifikke behov, hvilket medførte ekstra udgifter til softwarekonsulenter og træning.

I mellemtiden udviklede ERP-teknologi sig til at omfavne internettet med nye funktioner og funktionaliteter såsom indlejrede analyser. Med tiden opdagede mange organisationer, at deres lokale ERP-systemer ikke kunne følge med moderne sikkerhedskrav eller nye teknologier som smartphones.

Skybaseret ERP - en ny model for ERP

Software som en service (SaaS)

Når ERP-software leveres som en service i skyen, kører den på et netværk af fjerne servere i stedet for inde i virksomhedens serverrum. Skyudbyderen patcher, administrerer og opdaterer softwaren flere gange om året - i stedet for en dyr opgradering hvert 5 til 10 år med et lokalt system. Skyen kan reducere både driftsudgifter (OpEx) og kapitaludgifter (CapEx), fordi den eliminerer behovet for, at virksomheder køber software og hardware eller ansætter yderligere IT-personale. Disse ressourcer kan i stedet investeres i nye forretningsmuligheder, og organisationen er altid opdateret med den nyeste ERP-software. Medarbejderne kan skifte fokus fra at administrere IT til mere værditilførende opgaver som innovation og vækst.

Opsummering:

Hvad er ERP på en simpel måde?

ERP står for enterprise resource planning. Det er et software-system, der inkluderer alle de værktøjer og processer, der kræves for at drive en succesrig virksomhed, herunder HR, produktion, forsyningskæde, finans, regnskab og meget mere.

Hvad er de 3 almindelige typer af ERP?

De tre mest almindelige typer af ERP er on-premises, cloud-baseret og hybrid ERP. Et on-premises ERP-system køres lokalt på en virksomheds servere, mens cloud-baseret ERP fungerer på en tredjeparts, fjernserver. Hybrid ERP er en blanding af begge dele, ofte med et on-premises ERP på hovedkontoret og cloud-baserede ERP-systemer på datterselskaber.

Hvad er et eksempel på ERP?

Et eksempel på ERP er branche-specifikke ERP-systemer, der opfylder de specifikke krav til disse forretningsområder og tilbyder brancherelaterede funktioner som materialeplanlægning og specialiseret styring af produktionsregistre. Fordi disse systemer tilbyder så skræddersyede funktioner, behøver virksomheder ikke at foretage for meget tilpasning eller integrere med mange andre eksterne værktøjer.